Existen en el mercado casi infinitas opciones de software para la gestión de proyectosque permiten desde el control de gastos, cálculo de beneficios y gestión de costes, hasta la elaboración de Diagramas de Gantt o los cálculos necesarios para implementar el Método de la Cadena Crítica.
Si bien la tónica general es que los Directores de Proyecto se encuentran familiarizados con el uso de la mayoría de estas tecnologías, todavía existen sectores que presentan ciertas reticencias a su incorporación.
El uso de software específicos supone un importante apoyo para el responsable de un proyecto. Son tantos los elementos que confluyen, tantas las variables a considerar y, por encima de todo, los estrictos plazos que imponen una dosis extra de estrés; que una mente humana puede terminar colapsándose y cometiendo algún error. La complejidad de la gestión de proyectos requiere de soporte y por eso, la incorporación de herramientas de software bien elegidas suponen:
- Mayor visibilidad: ya que aportan tanto una instantánea global que proporciona una interesante perspectiva para la toma de decisiones, como el detalle suficiente para que éstas se basen en datos objetivos y fiables, adquiriendo la precisión necesaria.
- Minimización de errores: cuando los cálculos, registros y actualizaciones se automatizan los errores humanos quedan al margen. Es incuestionable la ventaja que ello supone para un Project Manager, que no puede permitirse ese tipo de fallos.
- Optimización de procesos y aprovechamiento de recursos: las cosas se pueden hacer de muchas maneras, pero sólo hay una idónea. Un programa informático puede llevar a cabo un análisis más completo que resulte en la elección de la mejor alternativa para cada situación.
Sin embargo, dejarse llevar por esta tendencia tecnológica también conlleva unos riesgos, que se deben evitar:
- Abusar del uso de software y terminar complicando la gestión de proyectos, en vez de simplificándola.
- Recurrir a soluciones tecnológicas para cubrir lagunas de conocimiento, un fallo muy común y que suele desembocar en graves consecuencias, puesto que no es una solución, sino un parche.
- Dificultar las comunicaciones con los participantes en el proyecto, si éstas se ven supeditadas al uso de determinadas herramientas y protocolos, que les restan agilidad.
Conoce más en: Sobre las herramientas para la gestión de proyectos y en el video de SoftExpert PPM
Referencias:
- Eoi.es. (2018). Sobre las herramientas para la gestión de proyectos. [online] Available at: https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/02/01/sobre-las-herramientas-para-la-gestion-de-proyectos/ [Accessed 24 Nov. 2018].
- WorkMeter, E. (2018). Los mejores softwares para la gestión de proyectos y tareas. [online] Es.workmeter.com. Available at: https://es.workmeter.com/blog/mejores-software-para-gestion-de-proyectos-y-tareas [Accessed 24 Nov. 2018].
- CCM. (2018). Programas de gestión de proyectos. [online] Available at: https://es.ccm.net/faq/5143-programas-de-gestion-de-proyectos [Accessed 24 Nov. 2018].