sábado, 24 de noviembre de 2018

Uso de programas computarizados en el control de proyectos

Resultado de imagen para Uso de programas computarizados en el control de proyectos

Existen en el mercado casi infinitas opciones de software para la gestión de proyectosque permiten desde el control de gastos, cálculo de beneficios y gestión de costes, hasta la elaboración de Diagramas de Gantt o los cálculos necesarios para implementar el Método de la Cadena Crítica.
Si bien la tónica general es que los Directores de Proyecto se encuentran familiarizados con el uso de la mayoría de estas tecnologías, todavía existen sectores que presentan ciertas reticencias a su incorporación.
El uso de software específicos supone un importante apoyo para el responsable de un proyecto. Son tantos los elementos que confluyen, tantas las variables a considerar y, por encima de todo, los estrictos plazos que imponen una dosis extra de estrés; que una mente humana puede terminar colapsándose y cometiendo algún error. La complejidad de la gestión de proyectos requiere de soporte y por eso, la incorporación de herramientas de software bien elegidas suponen:
  •  Mayor visibilidad: ya que aportan tanto una instantánea global que proporciona una interesante perspectiva para la toma de decisiones, como el detalle suficiente para que éstas se basen en datos objetivos y fiables, adquiriendo la precisión necesaria.

  •  Minimización de errores: cuando los cálculos, registros y actualizaciones se automatizan los errores humanos quedan al margen. Es incuestionable la ventaja que ello supone para un Project Manager, que no puede permitirse ese tipo de fallos.

  •  Optimización de procesos y aprovechamiento de recursos: las cosas se pueden hacer de muchas maneras, pero sólo hay una idónea. Un programa informático puede llevar a cabo un análisis más completo que resulte en la elección de la mejor alternativa para cada situación.
Resultado de imagen para mayor visibilidadResultado de imagen para Minimización de erroresResultado de imagen para optimización de procesos y aprovechamiento de recursos

Sin embargo, dejarse llevar por esta tendencia tecnológica también conlleva unos riesgos, que se deben evitar:
  •  Abusar del uso de software y terminar complicando la gestión de proyectos, en vez de simplificándola.
  •  Recurrir a soluciones tecnológicas para cubrir lagunas de conocimiento, un fallo muy común y que suele desembocar en graves consecuencias, puesto que no es una solución, sino un parche.
  •  Dificultar las comunicaciones con los participantes en el proyecto, si éstas se ven supeditadas al uso de determinadas herramientas y protocolos, que les restan agilidad.

Referencias:
  • Eoi.es. (2018). Sobre las herramientas para la gestión de proyectos. [online] Available at: https://www.eoi.es/blogs/madeon/2013/02/01/sobre-las-herramientas-para-la-gestion-de-proyectos/ [Accessed 24 Nov. 2018].
  • WorkMeter, E. (2018). Los mejores softwares para la gestión de proyectos y tareas. [online] Es.workmeter.com. Available at: https://es.workmeter.com/blog/mejores-software-para-gestion-de-proyectos-y-tareas [Accessed 24 Nov. 2018].
  • CCM. (2018). Programas de gestión de proyectos. [online] Available at: https://es.ccm.net/faq/5143-programas-de-gestion-de-proyectos [Accessed 24 Nov. 2018].

Auditoría de proyectos

Resultado de imagen para Auditoría de proyectos

La auditoría de proyectos permite a los interesados conocer, con certeza y de forma objetiva, el estado de un proyecto en un momento dado y si este se mueve dentro de los márgenes de tolerancia establecidos, y si no es el caso, entonces identificar el origen de las desviaciones. Adicionalmente, la auditoría puede ayudar a la Organización a conocer si el proyecto cumple con las mejores prácticas relacionadas con la Gestión de Proyectos, si no es así, la auditoria señala las necesidades de corrección, entrenamiento y reforzamiento de los estándares a aplicar y a ejercer un Gobierno de Proyectos más robusto.

La auditoría de proyectos puede comprender:

  • Auditoria de proyectos o de sus fases o etapas: Consiste en evaluar el logro de los resultados y/o el cumplimiento de disposiciones aplicables relacionadas con el objeto de auditoría. Si corresponde se evaluará, la eficiencia y/o la economía con que se lograron los resultados de la fase o etapa, la utilización de los recursos, y la eficacia en el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
  • Auditoría de la unidad gestora del proyecto: Consiste en evaluar si la organización ha diseñado e implementado sistemas eficaces; adquieren, custodian y emplean sus recursos eficiente y económicamente; y cumplen las políticas y normas de gestión de proyectos.

Resultado de imagen para auditoria de proyectos o de sus fases o etapasResultado de imagen para Auditoría de la unidad gestora del proyecto


Conoce más en: la página de Auditoría de proyectos y el video de Auditoría de u proyecto

Referencias:
  • Informatica.uv.es. (2018). [online] Available at: http://informatica.uv.es/iiguia/2000/IPI/material/tema9.pdf [Accessed 24 Nov. 2018].
  • YouTube. (2018). Auditoria de un proyecto Par I. [online] Available at: https://www.youtube.com/watch?v=YODgewvCxkY [Accessed 24 Nov. 2018].
  • Pmovalue.com. (2018). Auditoria de Proyectos - Pmo Value. [online] Available at: http://www.pmovalue.com/Home/AuditoriaProyectos [Accessed 24 Nov. 2018].
  • TenStep Chile. (2018). Auditoría de Proyectos. [online] Available at: https://www.tenstep.cl/consultoria/auditoria-de-proyectos/ [Accessed 24 Nov. 2018].